Schulunterlagen

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Schulunterlagen allgemein

Der Archivverbund Pirna verwahrt Unterlagen der Grundschulen, Mittel- bzw. Oberschulen, der Erweiterten Oberschulen EOS, Gymnasien sowie Berufsschulen in öffentlicher Trägerschaft aus dem Kreisgebiet. Unterlagen von Schulen und Bildungsträgern in privater Trägerschaft sind nur in Ausnahmefällen an den Archivverbund gelangt.

Oft sind Unterlagen auch an den Schulen verblieben oder wurden an das zuständige Gemeindearchiv abgegeben wurden.

(Berufs)Schulzeugnisse

Der Archivverbund verwahrt Zeugnisse idR. als Kopie oder Zweitschrift. Abschlusszeugnisse unterliegen gemäß VwVAusSchul des Freistaats Sachsen vom 07.10.2004 einer Aufbewahrungsfrist von 50 Jahren, alle anderen Zeugnisse einer Frist von 20 Jahren ab Ausstellung. Nach Ablauf dieser Frist werden die Zeugnisse von uns datenschutzkonform vernichtet.

Um eine Kopie eines Zeugnisses von uns zu erhalten, benötigen wir folgende Angaben schriftlich (Email oder Brief) von Ihnen:

  • Vor- und Nachname zum Zeitpunkt der Zeugnisausstellung
  • Geburtsdatum
  • Name und Ort der Schule
  • ggfs. Lehrberuf
  • Jahr des Abschlusses / der Zeugnisausstellung
  • Abschlussklasse / Kurs (optional)
  • Lehrbetrieb (optional)
  • Jetziger Vor- und Nachname
  • Eine Vollmacht, falls Sie die Zeugniskopie einer dritten Person erhalten möchten
  • Aktuelle Anschrift zum Versand der Kopie und der Rechnung
  • Eine Aussage, ob für die Zeugniskopie eine Beglaubigung benötigt wird
  • Eine formlose Übernahmeerklärung der anfallenden Gebühren. Recherchen nach und Kopien von Zeugnissen werden nach der Verwaltungskostensatzung des Landkreises Sächsische Schweiz-Osterzgebirge abgerechnet
  • Eine Telefonnummer für Rückfragen

 

Verbleib von Abschlusszeugnissen der Schulen seit Mitte der 1970er (soweit uns bekannt)

  • Schulen in Trägerschaft der Stadt Pirna:
    • Erweiterte Oberschule/  Gymnasien
      • EOS "Rainer Fetscher" / Rainer-Fetscher-Gymnasium
        • 1970er-2007 im Archiv
        • keine Zeugnisse an der Schule
      • POS "Alfred Vater" / Johann-Gottfried-Herder-Gymnasium 
        • 1977-1991 im Archiv
        • ab 1992 in der Schule
      • POS "Friedrich Schiller" / Friedrich-Schiller-Gymnasium
        • 1970er-1992 sowie 2007-2012 im Archiv
        • 1993-2006 sowie ab 2013 in der Schule
    • Polytechnische Oberschulen / Mittelschulen / Oberschulen
      • POS "Fritz Ehrlich"
        • 1970er-1992 im Archiv
      • POS "Juri Gagarin"
        • 1978-1983, 1985-1986, 1988-1990 im Archiv
      • POS "Richard Sorge" / Oberschule Carl Friedrich Gauß
        • keine Zeugnisse im Archiv
        • alle Zeugnisse an der Schule
      • POS "Johann Wolfgang Goethe" / Goethe-Oberschule
        • keine Zeugnisse im Archiv
        • alle Zeugnisse an der Schule
      • POS "Otto Grotewohl"
        • keine Zeugnisse im Archiv
        • Verbleib unbekannt
      • POS "Georg Haak" / Dr.-Wilhelm-Adolph-Haußner-Mittelschule
        • 1982-2003 im Archiv
        • keine Zeugnisse an der Schule
      • POS "Karl Marx" / Heinrich-Heine-Mittelschule
        • 1970er-2003 im Archiv
      • POS "Kurt Fischer" / Mittelschule Gotthold-Ephraim-Lessing
        • 1970er-1997 im Archiv
      • OS "J. H. Pestalozzi" / Pestalozzi-Oberschule
        • 1970er-2001 im Archiv
        • ab 2002 in der Schule
      • POS "Ludwig Renn"
        • 1970er-1987 im Archiv
      • POS "Max Zimmering"
        • 1970er-1992 im Archiv
  • Schulen in Trägerschaft des Landkreises Sächsische Schweiz-Osterzgebirge (unvollständig):
    • BSZ Berufliches Schulzentrum "Friedrich Siemens" Pirna
      • keine Zeugnisse im Archiv
      • alle Zeugnisse an der Schule
    • Bei Zeugnisbeständen von Schulen in Trägerschaft des Landkreises Sächsische Schweiz-Osterzgebirge muss mit Verlusten auf Grund des Hochwassers 2002 gerechnet werden.

Klassenbücher

Klassenbücher unterliegen gemäß VwVAusSchul des Freistaats Sachsen vom 07.10.2004 einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Angesicht ihrer großen physischen Masse und des geringen dauerhaften Informationswertes wird nach Ablauf dieser Fristen nur ein sehr kleiner Teil der Klassenbücher für die dauerhafte Archivierung ausgewählt (idR. 1-2 Bücher alle 10 Jahre pro Schule). Der große Rest wird zeitnah datenschutzkonform vernichtet.

 

Verwendung von Klassenbüchern für Klassentreffen

Immer wieder werden Klassenbücher für die Benutzung im Zusammenhang mit Klassentreffen angefragt. Leider kann solchen Benutzungswünschen nur in sehr eingeschränktem Maße nachgekommen werden.

Gemäß Archivgesetz für den Freistaat Sachsen § 10 Absatz 1 gelten für „Archivgut, das sich seiner Zweckbestimmung oder seinem wesentlichen Inhalt nach auf eine oder mehrere natürliche Personen bezieht“ Schutzfristen von 10 Jahren nach dem Tod der betroffenen Personen, hilfsweise 100 Jahren nach der Geburt. Durch namentlich zuordenbare Einträge von unentschuldigtem Fehlen, Verweisen, Versäumnissen bis hin zu Betrugsversuchen sowie (zu DDR-Zeiten) Mitgliedschaften in Massenorganisationen der jeweiligen Schüler handelt es sich bei Klassenbüchern eindeutig um personenbezogenes Archivgut. Mithin unterliegen Klassenbücher dieser archivischen Schutzfrist und sind nicht ohne weiteres benutzbar.

Nach § 10 Absatz 5 ist „Bei personenbezogenem Archivgut […] eine Verkürzung [von Schutzfristen] nur zulässig, wenn die Benutzung für ein konkretes Forschungsvorhaben oder zur Wahrnehmung berechtigter Belange einer anderen Person oder öffentlichen Stelle erforderlich ist und wenn das öffentliche Interesse an der Durchführung des Forschungsvorhabens oder die berechtigten Belange einer anderen Person oder öffentlichen Stelle die schutzwürdigen Belange der Person, auf die sich das Archivgut bezieht, überwiegen.“ Zwar kann die Benutzung eines Klassenbuches für ein Klassentreffen als berechtigter Belang eingestuft werden, jedoch ist ein Überwiegen dieses Interesses gegenüber den Interessen der Betroffenen an Schutz ihrer sensiblen persönlichen Informationen nicht zu erkennen. Eine Verkürzung der personenbezogenen Schutzfristen für Klassenbücher zur Benutzung im Rahmen von Klassentreffen ist also leider zu versagen. Diese Entscheidung stimmt auch mit der Stellungnahme des sächsischen Datenschutzbeauftragten zu den noch bei den Schulen befindlichen Klassenbüchern überein.

Einzige, wenngleich sehr aufwendige, Möglichkeit auf uneingeschränkte Benutzung eines Klassenbuches für Klassentreffen gemäß Archivgesetz für den Freistaat Sachsen bietet nach § 10 Absatz 4 die schriftliche Einwilligung bzw. der Todesnachweis aller Betroffenen, dh. aller im Klassenbuch erwähnten damaligen Schüler. Sollte ein Betroffener bereits verstorben, jedoch die 10 Jahresfrist nach seinem Tod noch nicht abgelaufen sein, geht das Recht auf Einwilligung auf den überlebenden Ehegatten oder eingetragenen Lebenspartner, nach dessen Tod auf die geschäftsfähigen Kinder der betroffenen Person und, wenn weder ein Ehegatte noch Kinder vorhanden sind, auf die Eltern der betroffenen Person über.

Schulen und Bildungsstätten in privater Trägerschaft

Nur sehr selten sind Unterlagen (insbesondere Zeugnisse) von Schulen in privater Trägerschaft an den Archiverbund gelangt, da private Träger nicht an öffentliche Archive anbietungspflichtig sind. Sollten die Unterlagen nicht an der Schule verblieben sein oder diese nicht mehr existieren, ist uns deren Verbleib (abgesehen von den folgenden) unbekannt:

  • Private Berufsfachschule für Technik und Fremdsprachen der IFB GmbH Pirna
    • möglicherweise sind Unterlagen im Stammhaus Rosenheim vorhanden
  • SRH Hotelfachschule Pirna

Landkreis Sächsische Schweiz-Osterzgebirge, Archivverbund

Schloßhof 2/4, Haus Elbflügel (Haus EF), 01796 Pirna

Postfach 10 02 53/54, 01782 Pirna

Telefon
03501 515-4455
E-Mail
archivverbund@landratsamt-pirna.de
Hinweis
Besonderes elektronisches Behördenpostfach (beBPo), Name/Firma:
Landratsamt Sächsische Schweiz-Osterzgebirge, Archiv